Često pišemo o važnosti digitalnog identiteta – vaše online osobne iskaznice koju u potpunosti sami kreirate i koju ne pregledava online policija, već u pravilu vaši poslovni partneri, kolege, nadređeni, poznanici... Dio te prezentacije svakako je i komunikacija koju imate s navedenim osobama, a vaše poznavanje suptilnih i kulturnih online manira često je vaša glavna referentna točka. U nadi da će savjeti nekome pomoći, krećemo od osnova.

1. Pismenost  - uvjet bez kojeg se ne može

Većina online komunikacije odvija se pisanim putem. Bilo da je riječ o e-mailovima, porukama na brojnim servisima ili rečenicama na vašim osobnim / poslovnim stranicama. Ako i niste pretjerano pazili na satu hrvatskog jezika, tehnologija je tu da vam pomogne. Upotrijebite alate (spell checker) koji su za to namijenjeni (možete ih besplatno pronaći i online) i pokušajte barem jednom koncentrirano pročitati sadržaj e-maila prije nego ga pošaljete na četiri mail adrese vaših (potencijalnih) poslovnih partnera. Biti nepismen u online komunikaciji isto je što i mumljati uživo – nekulturno, neproduktivno i odbijajuće.

2. Stil i forma važni su kao i sadržaj

Internetska komunikacija u RH postoji sad već duži niz godina, no zanimljivo je (i naporno, istovremeno) da neki ljudi u poslovnim mailovima i dalje nepotrebno koriste velika slova (što je univerzalna internetska oznaka vikanja) i puno, previše interpukcijskih znakova. Dio ljudi, također, koristi Comic Sans font. Zašto je to pogrešno saznajte ovdje, a kratko pojašnjenje kaže – fontovi prezentiraju ton glasa, odnosno obraćanja. Dalje zbrojite dva i dva.

3. LinkedIn umjesto Facebooka

Networking je smisao interneta. Spajanje s vašim poslovnim suradnicima putem društvenih mreža nikad nije bilo lakše i poželjnije. Ali i tu postoje granice. Kao prvo, uvijek radije odaberite LinkedIn umjesto Facebooka ili Twittera. LinkedIn je specijalizirana, poslovna društvena mreža s više od 100 milijuna korisnika. Djelovat ćete ozbiljno i profesionalno i pokazat ćete da ste ukorak s vremenom.

4. S Facebookom (i Twitterom) oprezno

Često ponavljamo da je Facebook isključivo vaš privatni prostor. Na vama je odluka koliko ćete ga miješati s poslovnim sferama, no imajte na umu da poslovna poruka poslana putem Facebooka govori puno o vama. I to ne baš u najboljem kontekstu. Ako već i imate poslovne partnere kao Facebook prijatelje, ograničite im pristup na osnovni profil, odnosno podesite postavke privatnosti i nipošto se nemojte zamarati, gnjaviti i spammati svoje poslovne kolege. Isto vrijedi i za Twitter. On je savršen za neformalnu komunikaciju, no želite li primiti poslovnu obavijest putem privatne poruke od 140 znakova?

5. Vrijeme je bitno

Ruku u zrak tko od vas ima pametni telefon. A sad ruku u zrak tko voli da mu poslovni mailovi stižu u osam sati uvečer kad se, primjerice, opuštate s djecom ili društvom? Još prije godinu, dvije nije bilo toliko bitno kada šaljete mail. Vaši poslovni suradnici mail bi vidjeli onda kad su ga pregledavali – tijekom radnog vremena, a rijetko tko gleda vrijeme poslanog maila. Danas, kad sve moguće 'push' aplikacije omogućuju da mailovi stižu na mobitel poput SMS-a, trebate biti oprezniji kad šaljete mailove jer će do primatelja doći vrlo vjerojatno – odmah.

6. Pazite na CC/BCC opcije u mailu

Ovdje je stvar vrlo jednostavna. E-mail koji šaljete najčešće ima jednog primatelja ili ih šaljete na više osoba u jednoj tvrtki. No za sve druge vrste grupnih mailova uljudno je koristiti opciju 'BCC' prilikom slanja maila. Riječ je o funkcionalnosti koju ima apsolutno svaki mail servis, a služi za skrivanje mail adresa primatelja. Drugim riječima, svi će primiti mail, ali neće svi vidjeti tko ga je još primio. Osim iz kulturnih razloga, ova se opcija koristi i iz sigurnosnih – pomaže u sprečavanju širenja spama.

7. Okanite se forvarduša, pobogu

Većina ljudi vam to neće reći, ali uglavnom će svi negativno reagirati na forvarduše. Pojavom Facebooka taj se trend proširio i modernizirao, ali razina iritacije te pojave i dalje je vrlo visoka. Vama je filmić u kojemu pas nježno grli mačku možda nešto što prvi put vidite, ali velikom dijelu vaših prijatelja, odnosno kolega, u pravilu nije. Sve smo vidjeli već stotinama puta, ako ne mailom, onda na Facebooku i putem portala. Ako vas prsti već toliko svrbe i ako mislite da ste samo vi otkrili zabavnu (i napornu) stranu interneta, onda barem, lijepo vas molimo, koristite BCC opciju u mailu.

8. Bitno je odakle dolaze poruke

Većina zaposlenih ima privatni i poslovni e-mail. Pazite da poslovnim kolegama mailove šaljete s – poslovnog maila. Teško da će itko shvatiti ozbiljno mail poslan s adrese malamaja9871@hotmail.com ili monsterman007@gmail.com. Ovo pravilo posebno vrijedi za osobe koje se pokušavaju zaposliti i šalju CV tvrtkama. Otvorite mail s imenom i prezimenom, sve više ili manje je – previše. Ako je ime zauzeto, pokušajte s drugim mail servisom ili dodajte crticu ili točku.