Ono što je iznimno bitno u svakoj organizaciji je upravo kvaliteta ljudi ili timova koji odrađuju posao. Bez njih ni najbolji proizvod ne ugleda svjetlo dana niti zabilježi fantastične rezultate. Jack Welch, jedan od najpoznatijih svjetskih menadžera, u svojoj knjizi 'Autobiografija' kaže kako sav uspjeh koji je ostvario može zahvaliti upravo ljudima koji su zajedno s njim odradili posao.

Baš ove godine u Dubrovniku, od 30. rujna do 3. listopada, Hrvatska udruga za upravljanje projektima (HUUP/CAPM), koja je dio globalne organizacije International Project Management Association(IPMA), organizira 27. IPMA svjetski kongres 'Finding Balance & Moving Forward' gdje će okupljeni iz 55 zemalja svijeta predstaviti svoje ključne menadžere i upravo pokazati koje kompetencije i kvalitete moraju imati projektni menadžeri te koju ulogu imaju u ostvarivanju zadanih ciljeva.

Što je to što nas zapravo čini dobrim menadžerom ili vođom tima te koje su kvalitete potrebne da biste rukovodili poslom učinkovito i organizirano? Rekla bih da je ključ u poznavanju ljudske prirode i da, osim znanja koje posjedujemo, moramo imati i neke druge kompetencije.

Ukoliko ste stavljeni na poziciju vođe projektnog tima, pred vas je stavljena velika odgovornost. Vjerojatno ste na toj poziciji jer lakše od drugih vidite izvan okvira, vjerojatno ste vizionar. Vizionar ima na umu cilj, no ne zaboravlja da je put ono što je važnije. Način na koji balansiramo između rokova te improvizacija koja je apsolutno nužna stvar prve su točke odgovornosti. Ne dozvolite da vas nepredvidive situacije izbace iz tračnica. Na umu uvijek imajte samo rješenje problema.

Iznimno važna osobina projektnog menadžera je fokusiranost. Raspršene misli znak su osobnog unutarnjeg kaosa. Forsiranje i gnjavaža radi sitnica dokazuju upravo ovu tezu. Ne dozvolite si da gubite vrijeme na male stvari koje su sasvim nevažne za ostvarenje krajnjeg cilja. Ukoliko ste uravnotežili svoja očekivanja i svjesni ste da će se pogreške događati, nećete izgubiti kontrolu i panično tapkati u mraku kada se stvari naizgled raspadnu, već ćete brzo pohvatati konce i ostati smireni – rješenje je uvijek najjednostavnije i logično.

Kada savladate ove alate, preostaje vam samo da sagledate svoj tim iz pravog kuta kako biste podijelili prave uloge. Za početak promotrite vaše članove tima i podijelite ih u skupine: poduzetni i operativni. To je najbrža moguća selekcija.

Ovi prvi odlikuju se viđenjem velike slike, brzinom shvaćanja, novim idejama i rješenjima te brzom prilagodbom. Oni su spremni na izazove i s lakoćom pristupaju organizaciji posla. Važno je da vođama malih timova pojasnite pojam o svjesnosti činjenice da je više glava pametnije od jedne i da je u svemu najvažnija komunikacija. Sve odluke koje se donose a prelaze nadležnost ključne osobe u mini timovima, donosite zajedno. Dajte ljudima odgovornost ali ih podučite da odluke koje u njima izazivaju sumnju nisu znak slabosti već zrelosti i odgovornosti prema poslu. Potražiti drugo mišljenje najbrži je put da se izbjegnu pogreške.

Iako pozicija menadžera snosi određenu odgovornost, rekla bih da je najvažnije da vođa mini tima ima svijest o osobnosti članova ekipe s kojom radi. Nemojte tu odgovornost dati osobi koja je netolerantna na pogreške ili osobi koja za propuste pribjegava kažnjavanju. Jedna od glavnih osobina dobrog menadžera dar je komunikacije ili spremnosti na razgovor kojem je cilj pronaći rješenje.

Operativci ili ne manje važne karike u lancu. Odlikuju se marljivošću, poštivanjem rokova, trudom da što bolje odrade posao, ali i laganom statičnošću. To su ljudi koji će bez riječi odraditi sve što ih tražite, no rijetko će vam samoinicijativno dati ideju. Lakše funkcioniraju u skupini i tu se najbolje osjećaju, te će tada predlagati moguća rješenja na postavljena pitanja. Tu bih skupinu podijelila na one flegmatične i panične. Paničare stavite među one koji imaju najmanju odgovornost kako ne bi izgubili kontrolu, no ne ostavljajte ih zbog te osobine bez odgovornosti. Dodijelite im zadatke kojima su dorasli i dajte im priznanje.

Imajte na umu da je umijeće upravljanja timom i poslom zapravo umijeće komunikacije, stoga ne zaboravite kako ključne osobe u timu moraju biti senzibilne, razumne i strpljive. One su dobri slušatelji i ne boje se konflikata. Naučite svoj tim da razgovara o problematičnim situacijama i predlaže rješenja. Zaboravite na bodovanje pogrešaka i brojanje propusta. Radije podijelite priznanja jer je svaki član tima jednako važan, kakva god mu poslovna odgovornost bila, a poticajno okruženje više koristi svima te definitivno daje bolje rezultate.

Pritiskanjem i gnjavažom ljude gurate preko njihovih granica i potičete u njima osjećaj manje vrijednosti jer im zapravo pokazujete kako nisu dovoljno dobri. Ali, da se razumijemo, važno je skrenuti pozornost na propuste, no na taj način da je u fokusu pogreška, ne osoba koja ju je učinila.

Na kraju dana tim koji funkcionira bilježi rezultate koji su pozitivni i rastu te mu je najvažnija značajka postojanost i stabilnost u odnosima i niskom fluktuacijom ljudi na radnim mjestima.