Autori Harvard Business Reviewa promatrali su navike oko 600 poslovnjaka koji, osim mailova, svakog tjedna minimalno dva sata čitaju razne poslovne dopise.

Loše napisani materijali troše previše vremena, složilo se njih 81 posto. Većina ispitanih slaže se da su materijali koje čitaju neprecizni, loše organizirani, nejasni i prepuni žargona.

Početnike se gotovo nikada ne obučava o tome kako pisati kratko i jasno, već ih se utapa u loše napisane izvještaje i korporativni žargon. Uz slabo predznanje, oni se brzo uklope u brbljanje koje ruši produktivnost.

Nejasno pisanje jako je opasno jer razrjeđuje vodstvo. Najbolji primjer je Yahoo i njegova direktorica Marissa Mayer koja je nakon odluke da tvrtku proda Verizonu uputila dopis zaposlenicima. Ovo je njegov odlomak:

'Naša nevjerojatno odana i predana baza zaposlenika pratila nas je na svakom koraku izazova… Timovi ovdje nisu samo izgradili nevjerojatne proizvode i tehnologije, nego su izgradili Yahoo u jednu ikona i univerzalno voljenih kompanija u svijetu. Nevjerojatno sam ponosna na sve što smo postigli i nevjerojatno sam ponosna na naš tim. Ja volim Yahoo i vjerujem u sve vas.'

Četiri puta 'nevjerojatno' u jednom odlomku. Toliko navijanja zbunjuje čitatelja. Jasno je da će Yahoou biti teško pod Verizonom, a par veselih riječi sigurno neće nadahnuti radnike da prestanu tražiti novi posao.

Kako izgleda dobra pisana komunikacija

Potpuna suprotnost ovom nejasnom stilu priopćenje je koje je Apple poslao nakon što je američka vlada zatražila da otključaju podatke na telefonu koji je koristio terorist.

'Vlada Sjedinjenih Američkih Država traži da Apple napravi nezabilježen korak koji prijeti sigurnosti naših klijenata. Mi se protivimo tom zahtjevu, iako to ima daleko dublje implikacije jedne sudske tužbe', stajalo je u Appleovom priopćenju.

Jasno vodstvo, izraženo u dopisima povećava produktivnost. Na primjer, kada menadžeri pišu mailove, moraju biti jasni: ponajprije u naslovu poruke, a sve ono što žele izreći mora stati u dvije rečenice. Ako je mail pun žargona i pridjeva, radnici koji ga čitaju će ionako preskočiti sve nebitne dijelove, no treba im vremena dok filtriraju nepotrebno.

Nejasan tekst priziva nejasne misli

Kada se piše jasno, piše se dobro organiziranim aktivnim rečenicama koje objašnjavaju što se događa, što bi se trebalo dogoditi i što ljudi trebaju napraviti. U kontrastu, netočan i pasivan jezik reflektira rupe u mislima.

Pasivne rečenice koje sakrivaju više nego što govore koštale su Boston kandidature za domaćinstvo Olimpijskih igara 2024. Ključni dio studije koji se odnosi na financiranje Olimpijade glasio je:

'To su pitanja koja će trebati pomno promatrati kako bi se osiguralo da je javni sektor siguran od ekstenzivne financijske obveze.'

Drugim riječima, u Bostonu su se od prevelikog troška pokušali zaštiti osiguranjem, što do tada nitko nije učinio. Kako u studiji nije bilo odgovora na pitanja tko će nadgledati troškove organizacije i tko bi uopće osigurao takvo što, građani i političke vođe grada odbacili su kandidaturu.

Traženje čista, izravna i aktivna jezika ima dvije velike prednosti: prisiljava na mišljenje o tome što se zaista želi reći i na argumente koji podupiru zahtjev.

'Vrijeme je da počistite inboks i da 25,5 sati koliko svakog tjedna ode na čitanje mailova bolje potrošite. Posvetimo se kulturi jasnoće koja bi mogla donijeti promjenu u dinamici poslovanja – mogla bi vam dane učiniti manje napornima', zaključuju u Harvard Business Reviewu.