Tu su društvene mreže, kojekakvi komunikacijski servisi, no email i dalje drži glavnu riječ kad je riječ o poslovnoj (ili privatnoj) komunikaciji. E-mail poruke stoga valja raditi pažljivo i na drugačiji način od uobičajene komunikacije što možda ne leži svakome. Tu u pomoć može uskočiti niz alata (uglavnom) za Gmail
1. DraftMap
Za sastavljanje e-mail poruka na engleskom uvijek su zgodni alati za provjeru ne samo pravopisa, već i čitljivosti, stila i svega ostalog. Tu u pomoć može uskočiti jednostavan alat DraftMap, dostupan preko web sučelja ili preko dodatka za internetski preglednik Chrome.
DraftMap će različitom bojom označiti različite segmente na kojima bi valjalo dodatno raditi prije konačnog slanja poruke. Koristi li se dodatak za preglednik Chrome, ne treba brinuti da će se boje i označene riječi u mailu vidjeti na strani primatelja.
2. Email Text Formatter
Gmail podržava tzv. Markdown, jedno od najzgodnijih rješenja za pisanje boljih poruka. Međutim, kada god se odradi copy-paste radnja s različitih odredišta, zadrži se i oblikovanje izvornog teksta. Malo koji primatelj e-mail poruke će cijeniti nagli skok i izmjenu fonta u poruci.
Stoga se, barem za Gmail, može iskoristiti dodatak Email Text Formatter. On će se pobrinuti da ukloni sve različite fontove, različite veličine i boje iz copy-pastea u Gmailu. Istovremeno će zadržati sva velika i mala slova i znakove, kao i poveznice.
3. Email Oops Blocker
Ovaj dodatak za internetski preglednik Chrome brine se da je korisnik potpuno siguran da želi odgovoriti svima u BCC polju na određeni mail. Koliko puta se samo dogodi greška da se odgovori svima u BCC polju, umjesto samo izvornom pošiljatelju poruke.
Osnovna etiketa govori kako odgovaranje svima na takve e-mail poruke nije zgodno rješenje, no ovaj dodatak će se pobrinuti da je korisnik toga itekako svjestan. Treba li uistinu odgovoriti svima svaki put? Za potvrdu je dovoljno kliknuti OK pri upozorenju ovog dodatka.
4. Brief
S obzirom na to kako e-mail poruke kao komunikacijski kanal omogućuju slanje maltene bezbroj riječi odjednom, to ne znači kako je to dobro. U mail porukama valja biti jezgrovit i čitak - posebno danas u svijetu kada mnoštvo ljudi čita tekstove na mobitelima. Brief, dodatak za internetski preglednik Chrome brine se upravo o tome.
Baš kao što društvena mreža Twitter korisnike prisiljava na korištenje svega 140 znakova, Brief ubacuje ograničenje od 125 riječi. Zvuči previše, no u praksi bi svaki mail trebao biti takve dužine.
Ako je baš prijeko potrebno, trostruko pritiskanje tipke za slanje u Gmailu svejedno će poslati poruku.
5. Minimize.Email
Konstantno dobivate mali milijun e-mail poruka od iste osobe? Bilo da je riječ o šefu, kolegi ili prijatelju, moguće je anonimno smanjiti tenzije korištenjem besplatnog web servisa Minimize.Email.
Možda će slanjem poruke s ovog servisa netko promijeniti svoje nezgodne navike?
