E-računovodstvo mogli bismo definirati kao primjenu informatičkih tehnologija u svrhu poslovanja u računovodstvenim sustavima.

Zvuči komplicirano, ali zapravo nije. U e-računovodstvo spadaju svi financijski podaci koji se šalju putem interneta - od bankovnog izvoda koji stiže u elektronički poštanski pretinac pa do e-bankinga ili e-računa. Pa i sveprisutna fiskalna blagajna spada u e-računovodstvo.

'Razlika između klasičnog i e-računovodstva temelji se na činjenici da u tradicionalnom računovodstvu koristimo ili kao rezultat obrade dajemo zapise koji nisu dalje upotrebljivi za obradu. Jedino je moguće da ih operater (osoba koja manipulira podacima iz dokumenta) osobnim unosom evidentira u poslovnom sustavu, npr. informatičkom programu za obradu računovodstvenih podataka', pojašnjava Vladimir Budija iz računovodstvenog servisa TenaBe.

'Osnovna karakteristika e-računovodstva je to da je podatke moguće preuzimati iz jednog informatičkog sustava u drugi bez osobnog unosa svake stavke zapisa koji se obrađuje.

Glavna karakteristika takve manipulacije podataka je to što se omogućava brži unos podataka, a smanjuju se ili čak isključuju greške prilikom unosa podataka', dodaje Budija.

Hrvatska je u posljednjih nekoliko godina - uvođenjem ePorezne, REGOS-a i drugih elektroničkih servisa - omogućila da se klasično računovodstvo svede na minimum i u potpunosti prijeđe na e-računovodstvo.

Naime iako još uvijek postoje računovodstveni servisi koji 'barataju papirima', od 1. siječnja 2012. godine svi su oni dužni izvješća podnositi u FINA-u i Poreznu upravu u elektroničkom obliku. Ili e-mailom ili elektroničkim obrascem na USB štapiću, odnosno prijenosnom mediju. Na taj je način država 'prisilila' računovođe da prihvate e-računovodstvo kao uobičajen način poslovanja.

Papir je još tu

To ipak ne znači da je papirnata dokumentacija u potpunosti iščezla. Zakon i dalje uvjetuje postojanje papirnate dokumentacije i arhive.

'Nažalost, zbog trenutne zakonske regulative još uvijek smo primorani određene računovodstvene dokumente otisnuti na papir. Također, još uvijek je prisutan i paradoks da za izvještaje koji su proizašli iz elektroničkog poslovanja neki korisnici preferiraju čitanje podataka s papira, a ne s ekrana', pojašnjava Budija.

Ipak, e-računovodstvo smanjilo je troškove koje su tvrtke i obrtnici imali za predaju izvješća. Evo primjera. Prilikom predaje izvješća za javnu objavu potrebno je bilo to izvješće donijeti na CD-u i uplatiti 250 kuna za troškove objave. Ukoliko je to isto izvješće poslano elektroničkom poštom, cijena objave pada na nula kuna.

Slično je i s bankovnim izvodima, čije slanje u papirnatom obliku banke naplaćuju od pet do osam kuna po izvodu, dok slanje istog izvoda u elektroničkom obliku uopće ne naplaćuju.

Pribrojimo tome i ekološki aspekt, koji se očituje u smanjenju potrošnje papira i prijenosnih medija, kao i vrijeme koje pojedinac troši na fizički odlazak u FINA-u ili Poreznu upravu.

Uz to, e-računovodstvo omogućava obradu veće količine podataka u kratkom vremenu, predaju izvještaja u realnom vremenu, bržu i lakšu komunikaciju s državnom upravom i institucijama, ali i olakšava donošenje pravovremenih odluka.

Problem s povjerenjem

Nije da nema nedostataka. Recimo, e-poslovanje trenutno nije moguće koristiti u svim segmentima. Zakonska regulativa je neusklađena, a i većina potencijalnih korisnika još nije upućena u to što se sve i kako može obaviti online.

Najčešći problem s kojim se tvrtke, ali i pojedinci suočavaju prilikom korištenja e-računovodstva je pristup osnovnoj infrastrukturi, kao što je stabilna internetska veza.

Dio korisnika još uvijek nema povjerenje u računala jer su u prošlosti imali loša iskustva s gubitkom podataka pa smatraju da je klasično računovodstvo sigurnije od elektroničkog.

No daljnje uvođenje elektroničkih servisa, za što postoji još puno prostora, natjerat će gotovo sve građane na barem povremeno korištenje određenih aspekata e-računovodstva.

Izravne prednosti e-računovodstva u komunikaciji s FINA-om i Poreznom upravom mogu iskusiti samo registrirane ovlaštene osobe poput računovođa i računovodstvenih servisa.

S druge strane, svi građani koji imaju pristup internetu ili pametne telefone mogu bez većih poteškoća koristiti pojedine aspekte e-računovodstva poput e-bankarstva odnosno m-bankarstva za kontroliranje svojih financija i plaćanje računa.

Neke su tvrtke već ponudile građanima i da im, umjesto u papirnatom obliku, račune za usluge šalju direktno u pretinac elektroničke pošte ili preko posebnih portala na kojima mogu kontrolirati svoju potrošnju i visinu računa.