E-mail ili elektronska pošta postala je uobičajeni način komunikacije ne samo u privatnoj, već i u poslovnoj sferi.

Međutim, mnogi još uvijek ne znaju osnove pravila ponašanja prilikom slanja i odgovaranja na e-mail poruke.

Dovoljno je samo baciti pogled na 'primljene poruke' i lako ćete pronaći barem nekoliko poruka od kojih vam se diže kosa na glavi.

Od uključenog 'Caps Locka', preko neformalnog jezika u službenim porukama pa do eseja koje pojedinci pišu i šalju a u kojima ne govore ništa bitno.

Kao što se i u klasičnom dopisivanju i pisanju pisama primjenjuju određena pravila, tako i elektronska pošta sa sobom povlači karakteristična pravila ponašanja.

Kako biste izbjegli da vas smatraju neotesanim ili jednostavno bezobraznim, obratite pozornost na ova pravila.

Upozorite da ste na mobilnom uređaju

Koristite li mobilni telefon ili tablet za primanje e-mailova, dodajte u potpis napomenu 'Poslano s mog ...' kako bi primatelj ipak imao razumijevanja za vaše kratke odgovore ili eventualne pogreške.

Većina mobilnih uređaja u svom programu za e-mail ima opciju dodavanja napomene kada odgovarate s tog uređaja. Ukoliko pak koristite neku specifičnu aplikaciju, dodajte napomenu da ste na mobilnom uređaju u sam potpis u e-mailu.

Potpis mora biti jednostavan

Mnogi dolaze u napast i kao potpis u mail dodaju različite slike ili animacije. Ne pretjerujte!

Komplicirani formati, logo vaše tvrtke ili neka druga grafička rješenja mogu zakomplicirati primanje e-mail poruke.

Kod pojedinih aplikacija grafika neće biti prikazana, pa će umjesto vašeg potpisa stajati 'image not displayed'.

Držite se one stare izreke 'manje je više'. Neka vam potpis bude napisan u običnom fontu i smješten s lijeve strane.

Budite kratki i jasni

Nitko ne želi čitati eseje u e-mailu. Koncentrirajte se i sročite to što želite reći u nekoliko jasnih rečenica. Imate li potrebu za većim tekstom, radije ga napišite u posebnom dokumentu i dodajte u privitku.

Natjerati primatelja da čita suhoparne rečenice u kojima nema konkretnih informacija ne samo da je zlobno, već može rezultirati i prekidom čitanja i brisanjem vašeg e-maila.

Napišite ono što želite napisati u nekoliko rečenica. Za sve ostalo, nazovite.

Nemojte slati velike privitke

E-mail servisi prije su imali ograničenje na veličinu privitka koji je moguće poslati uz e-mail. Ograničenja su bila različita, a kretala su se od dva megabajta pa do 25 megabajta.

Danas takvih ograničenja gotovo da nema, ali to ne znači da možete nekome poslati 50 megabajta fotografija s godišnjeg odmora ili skeniranih dokumenata sa nedavnog sastanka.

Imajte na umu da primatelj možda čita e-mail na mobilnom uređaju i da će mu takav privitak vjerojatno blokirati uređaj.

Imate li potrebu poslati veliki privitak nekome, radije ga objavite na nekom od servisa za dijeljenje dokumenata i u e-mailu samo pošaljite poveznicu na taj dokument.

Vodite računa o tome kome pišete

Kao i kod klasičnih pisama, tako i u elektronskoj prepisci treba voditi računa o osobi koja će poruku čitati.

Šaljete li e-mail službeno, najbolje ga je započeti s 'poštovani' ukoliko ne znate točno tko će ga čitati, odnosno s 'poštovana gospođo' ili 'poštovani gospodine' ukoliko poruku šaljete određenoj osobi.

U privatnoj prepisci oslovljavanje ovisi o tome koliko ste bliski s osobom s kojom se dopisujete. 'Dragi' ili 'draga' daju dojam prisnosti. U neformalnom dopisivanju oslovljavanje možete preskočiti i jednostavno početi s pozdravom poput 'bok'.

Isti je princip i kod pozdrava na kraju. U službenoj prepisci koristi se 'sa štovanjem' ili 'lijep pozdrav', dok se u privatnoj prepisci mogu koristiti i kratice.

Obavijestite kad niste u uredu

Za one kojima je e-mail glavni način komunikacije s poslovnim partnerima ili suradnicima, važno je da uvijek budu u toku s onim što se događa.

Međutim, postoje situacije kad jednostavno niste u mogućnosti kontrolirati e-mail poruke. U takvim slučajevima dobro je postaviti automatski odgovor na e-mail poruke kako bi pošiljatelji znali da poruku nećete vidjeti odmah.

Najčešće se u takve poruke stavlja obavijest da niste u mogućnosti pročitati i odgovoriti na poruku te da ćete to učiniti nakon što se vratite u ured. Ukoliko ćete biti odsutni dulje, dobro je napisati i kontakt osobe kojoj se pošiljatelji poruke mogu javiti umjesto vama.

Prosljeđivanje različitih e-mailova svima u imeniku

Da, e-mail poruka koju ste dobili od tajnice s drugog kata sa slikama mačaka vama je zanimljiva, ali ne morate je proslijediti baš svima.

Prosljeđivanje takvih e-mail poruka je zapravo 'siva' zona. Svi ih prosljeđuju i svi se, kad ih dobiju, žale da im takve poruke zatrpavaju poštanske pretince.

Osim toga, oni koji prosljeđuju često ne razmišljaju i u proslijeđenoj poruci ostavljaju e-mail adrese svih prethodnih primatelja.

Ne samo da tako dijele tuđe adrese okolo, već i povećavaju mogućnost da se te adrese nađu na udaru spama ili druge elektronske pošasti.

Zlostavljanje tipke 'Odgovori svima'

E-mail poruke koje se šalju na nekoliko adresa veoma brzo mogu zatrpati poštanski pretinac ukoliko osobe koje na te poruke odgovaraju ne obrate pozornost na razliku između tipki 'odgovori' i 'odgovori svima'.

Nemojte biti brzopleti. Ne samo jer ćete navući bijes ostalih primatelja, već i jer nehotice možete otkriti neku informaciju koja nije bila namijenjena drugima.

'Odgovori svima' birajte samo kada ste potpuno sigurni da poruka koju šaljete zaista mora stići na više adresa.

Je li e-mail pravi izbor?

Postoje situacije u kojima je jednostavnije nazvati nekoga i u nekoliko minuta dogovoriti sve detalje oko kojih bi se inače satima dopisivali.

Međutim, u pojedinim slučajevima nužno je imati 'pisani trag' i točne upute koje vam je netko poslao.

Stoga vodite računa o tome kada je primjereno slati e-mail poruku, a kada je jednostavno bolje nazvati.

Tako se, recimo, nećete naći u situaciji da se morate opravdavati kolegama zašto ste nekoga preporučili, a nekog drugog niste. Kao što su neki hrvatski ministri morali.

244726,229413,239155,243528