Poslovanje bez nekog ili svih programa iz poznatog Microsoft Office paketa danas je skoro nezamislivo. Obrađivanje tekstualnih dokumenata u Wordu, kreiranje tablica u Excelu i izrada prezentacija PowerPointu svakodnevni su dio svakog modernog ureda. No Office365 nudi mnogo više od klasika na koje smo navikli. Uzimajući u obzir da je ured kao takav postao relativan pojam, pokazala se potreba za pristupom potrebnim dokumentima s različitih mjesta u bilo koje vrijeme, kao i razrađenijom komunikacijom između zaspolenika.

Online poslovanje kao moderni standard smartworking principa

Podaci smješteni u Cloudu sada su dostupni svima u isto vrijeme – to znači da na jednom dokumentu istovremeno može raditi više ljudi, a više nema potrebe da jedni drugima šaljemo iznova i iznova datoteke koje smo nadopunjavali u međuvremenu. Dijeljenje sadržaja postalo je učinkovitije – radi li se o iznimno velikim dokumentima, nema potrebe za slanjem. Jednostavno podijelite poveznicu s osobom kojom želite i omogućite im pristup. S aktivnom pretplatom dobivate i do 1TB prostora za pohranu, tako da se ne morate stalo pitati hoće li vam nestati mjesta.

Odlučite li se za neki od Office 365 paketa, njihove cijene kreću od 23 kune po korisniku, a svaki od njih može koristiti mogućnosti iz odabranog paketa na 5 različitih uređaja. Tako s uređivanjem dokumenta možete započeti na stolnom računalu, nastaviti na mobitelu i završiti na tabletu, bez da se podaci moraju posebno prebacivati ili da se “izgube” tijekom uređivanja. 30 dana sasvim je dovoljno kako bi shvatili je li novi i poboljšani Office 365 vaš idealan novi partner u poslovanju. Kako bi ga u potpunosti mogli doživjeti, evo nekoliko stvari na koje biste svakako trebali obratiti pozornost.

1. Upoznajte se sa svim programima koje O365 nudi

Dok je poznavanje Officea i Excela postalo sastavni dio svakog životopisa, neki od značajki u Office365 paketu mogu vam biti u potpunosti novi. No to ne znači da nećete ubrzo shvatiti da ne znate kako ste dosad uopće mogli bez njih. Primjerice:

PUBLISHER

Stilski uređeni dokumenti poput vašeg korporativnog predloška za pisma i mailove ili brošure i letci koje želite podijeliti klijentima i partnerima, uz Publisher nastaju bez mnogo muke. MS Word i MS PowerPoint imaju elemente kojim bi ovo mogli postići, no Publisher ima njihovu idealnu komobinaciju na jednom mjestu.

SWAY

Mlađi brat PowerPointa koji nudi i neke dodatne mogućnosti prilikom sastavljanja prezentacije. Dok je PowerPoint više namijenjen stolnim računalima, Sway je u potpunosti mobilna aplikacija. Predlošci za njega izgledaju kao jedna duga web stranica, a elemente možete dodati tako da ih učitate i dopustite samom programu da ih okvirno posloži kako želi. Sway je dinamičan i odlično „podnosi“ video zapise i velike fotografije koje možete stavljati i kao pozadinu. Svoje uratke možete podijeliti putem društvenih mreža ili poveznice, embedati ih na web stranicu i dopustiti ili ograničiti pristup određenim osobama. Idealan je za interaktivne prezentacije kroz koje će vaša publika sama prolaziti.

ONENOTE

Osim tekstualnih zapisa u OneNote možete dodavati fotografije i web stranice za kasnije pregledavanje. U njega lako možete uvrstiti već napravljenu Excel tablicu ili preuzeti nauknice iz Outlook maila koje ne želite zaboraviti ili izgubiti u mnoštvu poruka. Uz ekran osjetljiv na dodir, možete dodavati i zapise vlastitim rukopisom, koje se kasnije mogu prebaciti u tekst. Možete pretraživati sve unose, čak i tekst unutar slike i rukopisa i ponekad i video zapisa.

YAMMER

Društvena mreža vaše kompanije bez dosadnih reklama i nepotrebnog sadržaja učinit će vaš e-mail sandučić podnošljivijim. Dok se poruke mogu slati na sve korisnike unutar kompanije, moguće je kreirati i posebne grupe – tako će sektor prodaje imati svoju, dok će nabava u miru moći razglabati u svojoj bez da si međusobno dosađuju. Čak i ako ne želite svako malo provjeravati što se dijeli na Yammeru, na kraju dana stiže vam jedan mail sa svim novostima objavljenim tog dana. Dogovori za ručak ili event ili odabir mjesta za idući team building sada su dobili novo mjesto razmjene ideja, bez zatrpavanja inboxa.

2. Spremajte lokalno, ali čuvajte u oblaku uz OneDrive for Business i SharePoint

OneDrive for Business je servis za pohranu koji vam omogućuje da se ponašate kao i dosad i sve spremate na desktop. Čak vam ni vaša IT služba više neće prigovarati zbog toga. Naime, na Desktopu se nalazi samo poveznica s datotekom koja je smještena u oblaku, u OneDrive for Business sustavu, a prilikom stavljanja u folder automatski se usklađuje s online verzijom. SharePoint, vam pak može služiti kao server za čitavu kompaniju. Ukratko, OneDrive je malo privatnija verzija (uvijek možete odobriti određenim osobama pristup kada to poželite) dok je Sharepoint dostupan svim korisnicima unutar kompanije.

3. Povežite se i održavajte sastanke uz Skype for Business

Instant poruke, video pozivi i konferencijski pozivi sada mogu uključivati sve korisnike unutar kompanije. Spojite ga sa svojim kalendarom kako bi automatski održavao vas status. Ako ste na primjer na sastanku koji je upisan u vaš raspored, Skype će prepoznati kada bi sam trebao staviti oznaku da trenutno niste raspoloživi za pozive i smetnje. Pošalje li vam kolega mail koji zahtjeva kratki odgovor ili potpitanje, umjesto odgovaranja u njegov inbox, jednostavno mu pošaljite instant poruku i skratite vrijeme čekanja. Želite li dogovoriti konferencijski poziv, uvrstite ga u svoj kalendar i pošaljite svima poziv, kako ne bi zaboravili i kako bi se i njihov sustav uskladio s navedenom obvezom. Ova je funkcija odlična ukoliko većina vaših zaposlenika svoj radni dan provodi na terenu ili na putovanju, pa ne možete uvijek računati da su u redu kada iskrsne problem ili prilika o kojoj je potrebno porazgovarati uživo.

4. Isprobajte O365 na svim uređajima i sa svim kolegama

Koja je svrha da imate pristup svojim dokumentima uvijek i svugdje, ako to ne koristite na pravi način. Svoje programe možete instalirati na najviše pet uređaja po korisniku, a neke od mobilnih inačica imaju funkcionalnosti koje se razlikuju od onih na stolnim računalima. Svakako ih isprobajte na svim uređajima koje namjeravate koristiti, kako bi bili sigurni da je to ono što vam treba. Jednom kada svaki od članova vašeg tima postavi sve po svojim željama, međusobno komunicirajte kako bi ustanovili najbolji način rada. Nešto što funkcionira odjelu prodaje, marketingu možda nije potrebno ili obrnuto. Svaki odjel ima svoje specifične potrebe, zato ih je najbolje odmah definirati prije odluke koji paket odabrati. Pokrenite zajednički dokument i isprobajte simultani rad, podijelite pokoju poveznicu s velikom datotekom i pokušajte je preuzeti na različitim uređajima. Poigrajte se sa svim mogućnostima kako bi poslije znali što vam najviše odgovara.

5. Isprobajte prednosti online aplikacija poznatih programa

Način na koji koristite Word i Excel na stolnom računalu, prilično se razlikuje od onog u online aplikaciji. Najveća je prednost to što se ne morate zamarati konstantnim „sejvanjem“ nakon svakog unosa, jer online verzija automatski spremna sve izmjene. Svim online aplikacijama pristupate putem svog internet pretraživača (Google Chrome, Mozilla Firefox…). Odgovaraju li vam pomalo jednostavnije online verzije više od onih sa svim mogućnostima s kojima upravljate putem stolnog računala, možda možete odabrati samo tu verziju paketa. No kako biste bili sigurni da vam jednom neće zatrebati, obradite dokumente onako kako biste i inače, koristeći sve funkcije bez kojih ne možete. Primijetite li da vam neke od njih poprilično nedostaju, odmah znate da se ne možete osloniti isključivo na online verziju.

Bez obzira na paket koji odaberete i verziju koju koristite (online ili onu za stolna računala), možete računati na to da će vaš softver uvijek biti ažuriran. Najnovije izmjene i zaštite automatski će se preuzimati i nadograđivati u postojeću verziju. Licencu plaćate u mjesečnim naknadama i to onoliko koliko koristite, a vaši podaci su sinkronizirani i sigurni na svim uređajima. Na ovaj način možete se opustiti i posvetiti onome što je bitno, znajući da vaš softver radi za vas.