Najvažniji dokument koji čini sastavni dio natječajne dokumentacije jesu Upute za prijavitelje. Riječ je o dokumentu koji sadrži najvažnije podatke o svakom natječaju te u kojem ćete pronaći sve upute koje su vam potrebne za pripremu projekta. Upute za prijavitelje sadrže sljedeće informacije:

Naziv i referentni broj natječaja
Riječ je o jedinstvenom broju kojeg ima svaki natječaj te koji se mora navoditi pri slanju dokumentacije.

Uvodni opis situacije u koju se natječaj uklapa
Na početku Uputa za prijavitelje određeni dio teksta posvećen je kontekstu na razini države i području unutar kojeg se objavljuje natječaj (ukoliko je natječaj objavljen iz Europskog socijalnog fonda dat će se pozadinska slika problema koji se natječajem želi riješiti).

U sklopu ovog dijela nalaze se i ciljevi natječaja na koje je potrebno obratiti posebnu pažnju. Naime, financiranje će dobiti samo projekti koji su u potpunosti usklađeni s ciljevima natječaja.

Pravila za sudjelovanje koja se odnose na prijavitelje, partnere, aktivnosti i troškove
U Uputama za prijavitelje možete pronaći sve relevantne informacije pa tako i informaciju o tome možete li se zaista prijaviti na natječaj. Naime, unutar svakih Uputa propisani su uvjeti koji određuju prihvatljive prijavitelje i koje morate zadovoljiti kako biste se mogli prijaviti. Primjerice, u nekim natječajima bit će propisano da se na natječaj mogu prijaviti samo mala i srednja poduzeća ili da se vaše poduzeće ne može prijaviti na natječaj ako je protekle godine poslovalo s gubicima. Ako je u natječaju dopušteno sudjelovanje partnera, u Uputama će biti navedeni i kriteriji za partnere.

Nakon što ste utvrdili da ste prihvatljiv prijavitelj, u Uputama ćete pronaći i niz aktivnosti koje možete provoditi unutar projekta te troškove koji su prihvatljivi. Drugim riječima, u Uputama za prijavitelje možete pronaći točan popis troškova koje možete financirati unutar projekta, kao i troškove koji nisu dopušteni i za koje nećete dobiti financiranje.

Upute za slanje dokumentacije
U ovom dijelu pronaći ćete cjelokupan popis dokumentacije koju treba sadržavati projektna prijava te detaljne upute o tome kako se šalje dokumentacija. Na ovaj je dio potrebno obratiti pažnju jer je navedeno u koliko primjeraka se šalje projekt, mora li biti uvezen, moraju li stranice biti numerirane itd.

Kriteriji evaluacije
Pri kraju Uputa za prijavitelje pronaći ćete kriterije evaluacije ili kriterije odabira uz broj bodova koje projekt može ostvariti po pojedinom kriteriju. Primjer kriterija jest usklađenost projekta s ciljevima natječaja ili međusobna povezanost aktivnosti i ciljeva.

Okvirni raspored datuma nakon podnošenja prijave
U Uputama za prijavitelje također ćete pronaći i okvirne datume daljnjih koraka vrednovanja nakon što pošaljete projekt. U ovoj će tablici biti navedeni indikativni datumi za svaku fazu ocjenjivanja vašeg projekta kao i indikativni datum potpisivanja Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.