Svaki objavljeni natječaj za sredstva iz fondova EU-a ima svoj ciklus te indikativan raspored koraka. Prikazat ćemo vam kako izgleda ciklus jednog natječaja za bespovratna sredstva te što potencijalni prijavitelji moraju znati o proceduri prijave na natječaje:
1. Nadležno tijelo raspisuje natječaj te objavljuje dokumentaciju na svojim internetskim stranicama
Ulaskom Hrvatske u Europsku uniju nadležna tijela postala su resorna ministarstva te ona objavljuju natječaje na svojim internetskim stranicama. Objava natječaja obično sadrži kratak sažetak u kojem se pojašnjava tko se sve može prijaviti, koliko je sredstava na raspolaganju te kakvi su projekti prihvatljivi za financiranje. Osim toga, unutar objave obično se nalaze svi potrebni dokumenti za prijavu koji uključuju upute za prijavitelje, u kojima je detaljno objašnjeno što se sve mora poslati kada se prijavljujete te na koji način se šalje prijava.
2. Potencijalni prijavitelji pripremaju projektnu prijavu koju šalju u zadanom roku
U uputama za prijavitelje, kao i u sažetku objavljenom na stranicama nadležnog tijela, određen je rok do kojega prijavitelji mogu poslati svoju prijavu. U posljednje vrijeme praksa ministarstva je nešto drukčija pa se u pojedinim natječajima zna dogoditi da je određen samo rok od kojega se mogu slati projektne prijave, a natječaji su otvoreni čak i do godine dana.
U svakom slučaju, potencijalni prijavitelji moraju obratiti pažnju na rokove koji su navedeni u dokumentima kako im se ne bi dogodilo da njihova prijava bude odbijena zbog nepravodobnog dostavljanja. U pripremu projektne prijave ulazi priprema svih dokumenata koji su objavljeni uz sam natječaj, a u uputama za prijavitelje detaljno je objašnjeno što se sve mora poslati. Osim obrazaca koji se ispunjavanju, obično se traži prikupljanje raznih statusnih dokumenata kao što su BON Plus, BON2, GFI-POD itd.
3. Nadležno tijelo zaprima prijave u skladu s naznačenim rokom
U ovoj fazi nadležno tijelo zaprima sve prijave koje su pristigle unutar određenog roka te šalje obavijesti o zaprimanju prijava i registraciji ukoliko je prijava zadovoljila određene početne uvjete. Nakon toga slijedi administrativna provjera u kojoj se provjerava sadrži li prijava sve dokumente koji su navedeni u uputama za prijavitelje te se nakon toga također šalju obavijesti o statusu prijave.
4. Provodi se evaluacija projektnih prijava
Nakon što je prijava zadovoljila administrativnu provjeru ona ulazi u fazu evaluacije. U ovoj fazi projekt evaluiraju dva neovisna evaluatora sukladno kriterijima postavljenima u uputama za prijavitelje i boduju prijavu. U svakom je natječaju određen minimalan broj bodova koje prijava mora zadovoljiti kako bi prošla fazu evaluacije i ušla u sljedeću fazu postupka vrednovanja. Poslije završetka ove faze svaki prijavitelj dobiva obavijest o tome je li prijava postigla dovoljan broj bodova ili nije. Ukoliko nije, postoji određen vremenski rok u kojem se prijavitelji mogu žaliti na odluku evaluatora.
5. Vrši se provjera prihvatljivosti i čišćenje proračuna
Ukoliko je prijava prošla fazu evaluacije, ona ulazi u fazu provjere prihvatljivosti. Unutar ove faze nadležno tijelo provjerava je li prijavitelj prihvatljiv za financiranje sukladno svim stavkama prihvatljivosti određenim u uputama za prijavitelje. Također, ukoliko se u proračunu projekta nalaze stavke za koje nadležno tijelo misli da su sporne, može doći do promjena u proračunu projekta.
6. Uspješne prijavitelje poziva se na potpis ugovora, nakon čega započinje provedba
Projekti koji su uspješno prošli sve faze evaluacije prihvatljivi su za potpisivanje ugovora. U ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava stoje sve odredbe koje prijavitelj mora poštovati tijekom provedbe projekta te one predstavljaju obvezu.
