Senior Project Manager, savjetnik za agilnu transformaciju i Troubled Project Rescue Expert u Toptalu Miroslav Aničin na 13. PMI Forumu održat će predavanje 'Uspostavljanje procesa upravljanja benefitima'. Bio je to povod za razgovor o mnogočemu: trendovima i izazovima projektnog menadžmenta, agilnoj transformaciji, o tome što čini dobrog projektnog menadžera, ali i brojnim drugim temama o kojima će posjetitelji PMI Foruma na samoj konferenciji moći saznati više.

Možete li nam u kratkim crtama predstaviti predavanje koje ćete održati na 13. PMI Forumu?

Svaki projekt na ovome svijetu započet je zato što nekome nešto treba poboljšati, unaprijediti, promijeniti ili automatizirati. Na nama je da osmislimo koju to vrijednost moramo proizvesti kako bismo zadovoljili prepoznatu poslovnu potrebu. Takvu vrijednost postižemo stvaranjem nekakvog produkta ili unapređenjem postojećeg produkta, čijim će korištenjem vrijednost biti isporučena. Dakle, tim redoslijedom: poslovna potreba – vrijednost koja će je zadovoljiti – produkt čijim će se korištenjem dostići ta vrijednost. Ovdje je vidljivo da produkt koji isporučujemo projektom zapravo nije razlog poduzimanja projekta, nego je to vrijednost koju produkt tek treba isporučiti, odnosno benefiti koje ćemo dobiti njegovom upotrebom. Upravo uspostavljanjem upravljanja procesom isporuke te vrijednosti bavi se moje predavanje.

Što je najveća prednost dobrog PM-a u tvrtkama i koliko su oni važni da bi poslovni procesi tekli u skladu s očekivanjima i ciljevima?

U svim tvrtkama redovne dnevne poslove obavljamo izvršavajući neke od aktivnosti u određenim poslovnim procesima. U tome nam pomažu razni sustavi koji na različite načine olakšavaju izvršavanje pojedinih koraka u poslovnom procesu. Poslovni proces sa svojim aktivnostima i procedurama, ljudi koji obavljaju aktivnosti u tom procesu te sustavi koji pomažu izvršavanje zajedno čine vrijednosni tok (Value Stream). Brojni su razlozi zašto u određenim trenucima taj vrijednosni tok moramo promijeniti. Možda je regulator od nas zahtijevao da nešto mijenjamo, možda smo mi sami primijetili da bi bilo dobro unaprijediti neki od naših poslovnih procesa, možda želimo da neki od njih automatiziramo, možda je naša konkurencija nešto poduzela zbog čega i mi moramo reagirati itd. Svi ti razlozi promjena toka poslovnih procesa u bilo kojem njihovu segmentu predstavljaju poslovne potrebe. Da bi se bilo koja poslovna potreba za promjenom bilo čega na vrijednosnom toku ostvarila, neophodno je poduzeti projekt. Ovim je savršeno jasna uzročno-posljedična veza između poslovnih procesa i poduzimanja projekata, gdje vrijednost koju ćemo isporučiti projektom zapravo treba ispuniti poslovnu potrebu za unapređenjem vrijednosnog toka.

Što je agilna transformacija te za koje je profile tvrtki i unutar kojih industrija poželjna?

Već sam u nekoliko navrata spomenuo promjenu načina razmišljanja i promjenu kulture organizacije. Agilna transformacija je upravo to. Za nju je neophodno razumjeti da se mora raditi cjelovito, fokusirano na cijelu tvrtku, a ne samo na određeni segment. Ona uvijek kreće istovremeno odozgo (top-down) i odozdo (bottom-up) u malim iteracijama. Tu nema mjesta velikom prasku i odluci 'e, sada ćemo od sutra ujutro od 8.15 svi biti agilni'. Agilna transformacija je dugotrajan postupak upravo zato što se radi o promjeni kulture i stanja svijesti. Ona negira kulturu krivnje (blame game) koja je sveprisutna u našim tvrtkama i u kojoj svi mi imamo refleks da uvijek tražimo krivce. Ne, ovdje je svaki problem i svaka greška samo informacija da nešto treba naučiti. I to je sve. Kroz greške učimo i napredujemo. Istovremeno sve radimo u timovima koji nikako nisu silosni timovi u našim funkcionalnim cjelinama, nego su to multifunkcionalni timovi ljudi koji poštuju različitosti i imaju povjerenje jedni u druge.

Koji su najaktualniji trendovi u projektnom menadžmentu?

Najveći izazov s kojim se poslovna zajednica suočava je drastično povećanje potreba za brzim promjenama i reakcijama te još veća količina neizvjesnosti u poslovnim odlukama, koja dalje povećava potrebu za brzim reakcijama. Konkurencija je ogromna i jedina izvjesnost je sama promjena, odnosno činjenica da će se promjena dogoditi. Projektni menadžment također se prilagođava izazovima i sve se vise čak i veoma tradicionalni pristupi vođeni planovima okreću k agilnim postavkama, kojima je promjena dio procesa. Na tom putu bezbroj je izazova, počev od nerazumijevanja da je agilni pristup vezan više za stanje svijesti (mindset) i kulturu, a drastično manje za mehaniku metodologije. Nadalje, tu su nerealna očekivanja da će agilni pristupi donijeti brze promjene, kao i da će se baš sve moći konstantno mijenjati dok netko osmišljava rješenje za poslovnu potrebu. Postoje također nerealna očekivanja da je dovoljno promijeniti “tamo neki IT” u tvrtki da bude agilan, a da se mi ostali ne moramo mijenjati itd. Mnogo je zabluda vezano za ovo, nastalih u grču da se reagira na turbulentno stanje nestabilnog poslovnog okruženja. Ova panična stanja dodatno se usložnjavaju time što se količina inicijativa za promjenom na strateškoj razini tvrtke neprekidno povećava, tako da biva znatno veća od mogućnosti da nešto isporučimo i napravimo. Da bi se to riješilo, ljudi se opterećuju više nego što mogu, nastaje multitasking koji je neprirodno stanje za čovjeka. Stvara se privid da ćemo, ako puno toga radimo, nešto i promijeniti. U toj zabludi istodobno najčešće preopterećujemo najbolje ljude. Oni izgaraju, pa nam odlaze. I začarani krug se nastavlja i produbljuje. Projektni menadžment ima odgovor na ovo. Veoma efikasan i dobar, ali prijeko je potrebno dati priliku PM-ovima da svoj posao odrade točno onako kako ga treba odraditi.

Smatrate li da je u Hrvatskoj i regiji projektni menadžment kvalitetan karijerni odabir i biste li savjetovali mlađim generacijama da se počnu obučavati u tom smjeru?

Smatram da je projektni menadžment sjajan karijerni odabir. Nismo mi u regiji ništa bolji ili gori od svjetskog prosjeka. Svi projekti na ovome svijetu i sve poslovne sredine pate od istih problema koje manifestiraju identičnim simptomima. Da bi projektni menadžment stvarno mogao pomoći tvrtkama, u njima je nužna promjena kulture k onima koje razumiju potrebe za projektnim menadžmentom i kako se kvalitetnim strukturnim poduzimanjem projekata proizvode vrijednosti. Promjena kulture tvrtke mukotrpan je i dugotrajan posao i ne događa se preko noći. Stoga će budući projektni menadžeri morati mnogo vremena posvetiti provedbi te promjene uz istodobno upravljanje nekim od projekata. Morat će se posvetiti i obuci poslovnih ljudi kako bi i oni znali kako najbolje mogu doprinijeti toj kvalitetnoj promjeni načina razmišljanja i kulture te kako će najviše pridonijeti kao sudionici u projektu.