Podaci koje držimo u našim računalima su sve vredniji i vredniji, zbog čega je sigurnosno kopiranje postalo apsolutna nužnost. Na svu sreću, danas je taj proces jednostavno automatizirati
Svaki važniji podatak u računalu trebao bi imati svoju kopiju na nekom drugom mjestu jer eletronička oprema sasvim izvjesno može zakazati i na taj način povući podatke za sobom. Neke manje količine podataka koji se ne mijenjaju često je možda praktično sačuvati na CD-u ili DVD-u, no većina podataka će se ili mijenjati (dokumenti) ili će zauzimati toliko prostora da čuvanje na optičkim medijima nije praktično, npr. fotografije i privatne video snimke.
Drugi tvrdi disk je praktično rješenje za taj problem. Veća električna havarija računala može za sobom povući i sve tvrde diskove ugrađene u računalo pa bi pametno bilo izabrati vanjski disk s neovisnim napajanjem. Vanjski disk može biti spojen putem USB-a, eSATA, FireWirea ili mrežnog sučelja na računalo. Čuvanje podataka na taj način čini ih sigurnijim od pohrane na jednom mjestu. Taj isti eksterni disk ne bi se smjelo koristiti i za prijenos podataka, već ga valja čuvati na nekom sigurnom mjestu.
Nakon dupliranja podataka, korisnik bi se trebao sjetiti voditi računa o svakoj promjeni na originalima i kopirati je na sigurnosnu kopiju. Svi znamo da je to teško tražiti jer se ljudima ne da, zaboravni su i mogu lako pogriješiti. Stoga je lakše pouzdati se u softver za sinkronizaciju podataka. Takve programe je jednostavno konfigurirati da prate određene foldere i pri svakoj promijeni podataka osvježe sigurnosnu kopiju na drugoj lokaciji ili da osvježavanje učine u vremenskim periodima.
Postoji mnogo programa za sinkronizaciju softvera, a neki se isporučuju i s eksternim USB diskovima. Nažalost, većina rješenja isporučenih s eksternim diskovima je shareware ili demo softver, a ni kvaliteta mu nije na visini. Solidna besplatna rješenja za sinkronizacijske potrebe su Allways Sync, Syncback ili Synctoy.
Oni koji nemaju povjerenja u besplatan softver mogu se odlučiti za Goodsync ili Second Copy, za koje će biti potrebno izdvojiti nekoliko desetaka dolara.
