Kako bi kvalitetno izgradila svoje kapacitete za provedbu Integriranog administrativnog i kontrolnog sustava (IAKS) preko kojeg sve zemlje članice EU-a zaprimaju, obrađuju i kontroliraju izravna plaćanja poljoprivrednicima te kako bi i zadovoljila stroge akreditacijske kriterije, Europska unija je do sada, kroz projekte izgradnje kapaciteta, Agenciju financirala sa 110 milijuna kuna čime su opremljeni središnji i 21 regionalni ured raznom potrebnom opremom (kompjutorima, pisačima, GPS uređajima, digitalnim kamerama, opremom za podatkovni centar i komunikacijsku infrastrukturu, fizičku sigurnost i automobilima) i organizirane edukacije naših zaposlenika. Provedbu IAKS sustava u Agenciji višestruko redovito nadgledaju različita revizorska tijela, kako nacionalna tako i EU-a.

Opremanje Agencije također se financira i vlastitim proračunskim sredstvima, pa je tako Agencija prošle godine nabavila devet multifunkcionalnih displeja u iznosu od 96.934,26 kuna (sukladno Zakonu o javnoj nabavi), kao dio potrebne komunikacijske opreme. Zahvaljujući toj opremi, u Agenciji je do sada održano pet videokonferencija (u dva mjeseca od nabavke opreme) te nekoliko desetaka edukacija. Videokonferencije bile su s relevantnim službama Europske komisije, ali održavane su i s drugim Agencijama za plaćanja EU-a.

Već prva održana videokonferencija otplatila je nabavu navedene opreme, jer na videokonferenciji sudjeluje prosječno 18 ljudi, a ukupni trošak službenog putovanja u Brisel za jednog čovjeka po danu iznosi otprilike 5.500 kuna (ukupno dakle 99.000 kuna).

Dakle, ova nabava dugoročno je smanjila neophodne komunikacijske troškove Agencije za plaćanja i u konačnici uštedjela proračunski novac koji bi bio utrošen za obavezne putne troškove, smještaj i dnevnice naših zaposlenika u zemlji i inozemstvu, ali i troškove tiskanja papira, velikih strukturiranih tablica, digitalnih ortofoto karata i sličnih dokumenata koji su osnovni za rad Agencije za plaćanja te neophodni u provedbi edukacija zaposlenika.

Također, moramo napomenuti da Agencija za plaćanja nema TV priključak. Spomenutih devet multifunkcionalnih displeja spojeno je na Intranet Agencije (ključan za naše poslovne procese i edukacije), a raspoređeni su po sobama u kojima se održavaju. Te edukacije nisu namijenjene samo našim djelatnicima, već uključuju i zaposlenike naših partnerskih institucija.

Našu komunikacijsku opremu ustupamo i drugim državnim institucijama kako bi ubrzale i olakšale redovne konzultacije s Bruxellsom i vezanim institucijama u zemljama Europske unije.