Bez obzira na to kakve ciljeve produktivnosti imate i koje tehnike planirate upotrijebiti kako biste sve obavili, vjerojatno počinjete s popisom obaveza.

Naučiti kako sastaviti solidan popis obaveza ključan je prvi korak za produktivnost jer je to potrebno za prijelaz na druge faze planiranja. Pokušajte neko vrijeme koristiti pravilo 1-3-5 i pogledajte kako vam ovaj sustav popisa obaveza funkcionira.

Što je pravilo produktivnosti 1-3-5?

Pravilo 1-3-5 temelji se na pretpostavci kako u tipičnom danu nemate vremena obaviti sve. Ono za što razumno imate vremena je jedan veliki zadatak, tri srednja i pet malih. Oni mogu biti međusobno povezani ili nepovezani.

Na primjer, veliki zadatak mogao bi biti izbacivanje regala iz podruma, što nije povezano s tri zadatka srednje veličine: kupnja namirnica, priprema za sastanak na poslu i preuzimanje dara za prijateljev rođendan.

Mali zadaci mogu biti bilo što, od odgovaranja na e-poštu do slaganja odjeće za tjedan, ovisno o tome što smatrate velikim, srednjim i malim. Isto je pravilo moguće primijeniti samo na na velike zadatke i uključivati ​​njihovo grupiranje u manje grupe. Primjerice, ako planirate odmor može vam pomoći pri razdvajanju većih zadaća na manje.

Veliki zadatak može biti rezerviranje letova i hotelskog smještaja. Tri srednja zadatka mogu biti nabava ulaznica za sve što ćete raditi dok ste na odredištu, kupnja onoga što vam je potrebno i osiguravanje čuvara kućnog ljubimca.

Mali zadaci mogu biti bilo što, od postavljanja automatske poruke o izbivanju na e-poštu do slanja plana puta vašim partnerima.

Kako koristiti pravilo 1-3-5?

Započnite svaki dan sastavljanjem popisa obaveza, a zatim prođite i izvucite ono što je treba prvo obaviti. U toj skupini identificirajte jedan veliki zadatak, tri srednja i pet malih.

To je vaš popis obaveza za taj dan. Tako se možete usredotočiti na ono što treba prvo obaviti te rasporediti vrijeme i druge resurse kojima raspolažete. Zatim zabilježite vrijeme u svom kalendaru za svaki zadatak.

Upotrijebite vremensko ograničenje. Razmislite o tome da si date mrvicu manje vremena nego što mislite da vam je potrebno za sve, kako biste izbjegli situacije u kojima previše vremena potrošite na jedan zadatak.

Nakon što ste posložili svoj dan, počnite s velikim zadatkom. Takav pristup može vam dati osjećaj postignuća po završetku i motivirati vas za obavljanje srednjih i manjih zadataka. Budite fleksibilni. Neočekivani zadaci ili dužnosti pojavljuju se cijelo vrijeme i možda ih nije lako kategorizirati u okvire 1-3-5.

Stoga je moguće kako nećete uspjeti završiti sve što ste planirali. Nemojte biti prestrogi prema sebi, već obavite koliko možete, pa idući dan pokušajte iznova. Bitno je rješavati probleme, ne opterećivati se njima, piše Life Hacker.